Порядок уничтожения, блокирования персональных данных

Настоящий Порядок определяет условия и способы:

• уничтожения бумажных носителей (документов), содержащих персональные данные по достижению цели обработки этих персональных данных;
• уничтожения, блокирования персональных данных в машинных носителях информации, в том числе персональных данных, и при необходимости самих машинных носителей информации.

Настоящий Порядок, в том числе разработан в соответствии с Требованиями к подтверждению уничтожения персональных данных, утверждёнными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по защите прав субъектов персональных данных.

2.1. Блокирование информации, содержащей персональные данные субъекта персональных данных, производится в случаях:

• если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными;
• если сведения являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной оператором персональных данных цели обработки.

2.2. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных уполномоченное Оператором лицо (например, руководитель службы информационной безопасности или ответственное лицо за информационную безопасность) на основании документов, представленных субъектом персональных данных, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или полученных в ходе самостоятельной проверки, обязано уточнить персональные данные и снять их блокирование.

2.3. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными уполномоченное Оператором лицо (например, руководитель службы информационной безопасности или ответственное лицо за информационную безопасность) обязано устранить (организовать устранение) допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений необходимо в срок, не превышающий трёх рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, уничтожить персональные данные.

2.4. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных уполномоченное Оператором лицо обязано уведомить субъекта персональных данных, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

2.5. Уполномоченное Оператором лицо обязано уничтожить персональные данные субъекта персональных данных в случаях:

• достижения цели обработки персональных данных оператором;
• отзыва субъектом согласия на обработку своих персональных данных.

2.6. Уничтожение персональных данных должно быть осуществлено в течение трёх дней с указанных моментов. В согласии субъекта персональных данных на обработку его персональных данных могут быть установлены иные сроки уничтожения персональных данных при достижении цели обработки персональных данных. Уполномоченное Оператором лицо должно направить уведомление о факте уничтожения персональных данных субъекту персональных данных.

3.1. Виды и периоды уничтожения бумажных носителей, содержащих персональные данные, представлены в таблице 1:

3.2. Документы, указанные в п. 3.1, должны находиться в сейфах, опечатываемых печатями сотрудника отдела кадров или учебной части. Исключение составляют документы, обрабатываемые в настоящий момент на рабочем месте.

3.3. По окончании срока хранения документы, указанные в п. 3.1, уничтожаются путём измельчения на мелкие части (или иным способом), исключающие возможность последующего восстановления информации, или сжигаются.

4.1. Виды и периоды уничтожения персональных данных, хранимых в электронном виде («файлах») на жёстком диске компьютера/сервера (далее — НЖМД) и машинных носителях: компакт-дисках (далее — CD-RW, DVD-RW в зависимости от формата), дискетах 3,5" 1,44Мб (далее — FDD), FLASH-накопителях.

Пример видов и периодов уничтожения персональных данных, хранимых в электронном виде на НЖМД, представлен в таблице 2.

4.2. Машинные носители информации (за исключением НЖМД), перечисленные в п. 3.1, должны находиться в сейфе, опечатываемом печатью ответственного сотрудника (кроме формируемых или обрабатываемых в данный момент на рабочем месте).

4.3. По окончании указанных сроков хранения машинные носители информации, подлежащие уничтожению, физически уничтожаются с целью невозможности восстановления и дальнейшего использования. Это достигается путём деформирования, нарушения единой целостности носителя или его сжигания.

4.4. Подлежащие уничтожению файлы, расположенные на жёстком диске ПЭВМ, удаляются средствами операционной системы с последующим «очищением корзины». В случае допустимости повторного использования носителя формата FDD, CD-RW, DVD-RW, FLASH применяется программное удаление («затирание») содержимого диска путём его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель.

5.1. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, осуществляет специальная Комиссия, создаваемая приказом руководителя Оператора. Комиссию возглавляет руководитель службы информационной безопасности Оператора (или иное уполномоченное лицо). В состав Комиссии должен входить сотрудник отдела автоматизированных информационных систем и руководитель соответствующего подразделения Оператора.

5.2. В ходе процедуры уничтожения персональных данных носителей необходимо присутствие членов Комиссии, осуществляющей уничтожение персональных данных и иной конфиденциальной информации, находящейся на технических средствах.

5.3. Комиссия составляет и подписывает Акт (2 экземпляра) в порядке и по форме, указанным в разделе 6 настоящего Порядка.

5.4. Факт уничтожения носителя с персональными данными фиксируется в «Журнале регистрации носителей информации, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию», где в графе «Дата и номер акта уничтожения» заносятся соответствующие данные. Данный журнал является документом конфиденциального характера и вместе с актами уничтожения хранится в сейфе.

6.1. В случае если обработка персональных данных осуществляется Оператором без использования средств автоматизации, документом, подтверждающим уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, является акт об уничтожении персональных данных.

6.2. В случае если обработка персональных данных осуществляется Оператором с использованием средств автоматизации, документами, подтверждающими уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, являются акт об уничтожении персональных данных, соответствующий требованиям, содержащимся в пунктах 6.3 и 6.4 настоящего раздела, и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных (далее — выгрузка из журнала).

6.3. Акт об уничтожении персональных данных должен содержать:

1. наименование (юридического лица) или фамилию, имя, отчество (при наличии) (физического лица) и адрес оператора;
2. наименование (юридического лица) или фамилию, имя, отчество (при наличии) (физического лица), адрес лица (лиц), осуществляющего (осуществляющих) обработку персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных по поручению оператора (если обработка была поручена такому (таким) лицу (лицам));
3. фамилию, имя, отчество (при наличии) субъекта (субъектов) или иную информацию, относящуюся к определённому (определённым) физическому (физическим) лицу (лицам), чьи персональные данные были уничтожены;
4. фамилию, имя, отчество (при наличии), должность лиц (лица), уничтоживших персональные данные субъекта персональных данных, а также их (его) подпись;
5. перечень категорий уничтоженных персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных;
6. наименование уничтоженного материального (материальных) носителя (носителей), содержащего (содержащих) персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя (в случае обработки персональных данных без использования средств автоматизации);
7. наименование информационной (информационных) системы (систем) персональных данных, из которой (которых) были уничтожены персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных (в случае обработки персональных данных с использованием средств автоматизации);
8. способ уничтожения персональных данных;
9. причину уничтожения персональных данных;
10. дату уничтожения персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных.

6.4. Акт об уничтожении персональных данных в электронной форме, подписанный в соответствии с законодательством Российской Федерации, признаётся электронным документом, равнозначным акту об уничтожении персональных данных на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью лиц, указанных в подпункте "г" пункта 6.3 настоящего раздела.

6.5. Выгрузка из журнала должна содержать:

1. фамилию, имя, отчество (при наличии) субъекта (субъектов) или иную информацию, относящуюся к определённому (определённым) физическому (физическим) лицу (лицам), чьи персональные данные были уничтожены;
2. перечень категорий уничтоженных персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных;
3. наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных;
4. причину уничтожения персональных данных;
5. дату уничтожения персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных.

6.6. В случае если выгрузка из журнала не позволяет указать отдельные сведения, предусмотренные пунктом 6.5 настоящего раздела, недостающие сведения вносятся в акт об уничтожении персональных данных.

6.7. В случае если обработка персональных данных осуществляется оператором одновременно с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации, документами, подтверждающими уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, являются акт об уничтожении персональных данных, соответствующий требованиям, установленным пунктами 6.3 и 6.4 настоящего раздела, и выгрузка из журнала, соответствующая требованиям, установленным пунктом 6.5 настоящего раздела.

6.8. Акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала подлежат хранению в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных.